Excel vs Google Sheets för företag — vad är säkrast och mest effektivt?
Av Maja Lindberg · Digital rådgivare, Göteborg · 16 mars 2026
En ekonomichef på ett medelstort tillverkningsföretag i Borås berättade att hennes team hade börjat använda Google Sheets för lönekalkyler — det var gratis och enkelt att dela. En GDPR-granskning sex månader senare visade att känsliga löneuppgifter för 140 anställda legat på Googles servrar utanför EU utan ett giltigt behandlingsavtal. Valet av kalkylverktyg är inte bara en smakfråga.
Frågan om Excel kontra Google Sheets dyker upp i nästan varje företag förr eller senare. Svaret beror på vad du faktiskt behöver: hanterar du känsliga personuppgifter eller finansiell data som inte bör lämna företaget? Eller jobbar du med ett distribuerat team som behöver redigera i realtid från olika kontor? Jämförelsen nedan bryter ned de viktigaste kriterierna.
Vill du se vad Excel klarar av i praktiken?
En färdig Excel-mall för projektplanering visar konkret hur avancerade formler, Gantt-schema och resursplanering fungerar — saker Google Sheets hanterar sämre.
Samarbete i realtid
Flera användare redigerar samtidigt
M365 stöder co-authoring, något trögare än Sheets
Sheets vinner Snabbare och smidigare realtidssamarbete
Pris (per användare/mån)
Lägsta plan med kalkylverktyg inkluderat
48–108 kr (M365 Basic/Standard)
Sheets vinner Ingår i Google Workspace från 68 kr, eller gratis privat
Stora datamängder
Prestanda med 100 000+ rader, komplexa modeller
Excel vinner Hanterar miljontals celler, Power Pivot för datamodeller
Max 10 miljoner celler, märkbar tröghet vid stora ark
Säkerhet i detalj
GDPR och datasäkerhet — varför det spelar roll för ditt val
Det viktigaste kriteriet för många svenska företag är var data faktiskt lagras. Enligt GDPR krävs ett rättsligt stöd och i förekommande fall ett databehandlingsavtal när personuppgifter behandlas av tredje part.
Google Sheets och GDPR
Google erbjuder ett standardavtal för databehandling (DPA) inom Google Workspace, och det finns EU-datacenteralternativ. Men standardinställningen är att data kan behandlas i USA via Googles infrastruktur. Många svenska organisationer — särskilt inom vård, HR och offentlig sektor — undviker Google Sheets för personuppgifter just av denna anledning.
Excel och lokal lagring
Excel-filer kan lagras helt lokalt på företagets servrar eller i SharePoint/OneDrive med EU-datacenter. Ingen data lämnar organisationens infrastruktur utan att du aktivt väljer att dela den. För lönelistor, personalregister och kunduppgifter ger det bättre kontroll.
Praktisk tumregel: om arket innehåller personnummer, lönedata, hälsoinformation eller kunduppgifter — välj Excel och lokal lagring. Om arket innehåller icke-känslig projektdata som ett distribuerat team behöver uppdatera dagligen — Google Sheets kan passa bättre.
Rätt verktyg för rätt uppgift
Välj Excel om — välj Google Sheets om
Välj Excel om du hanterar löner, personalregister eller kunddata som faller under GDPR
Välj Excel om du behöver avancerade finansiella modeller, prognoser eller Power Query-integrationer
Välj Excel om teamet ibland jobbar utan internetuppkoppling (resor, fälttjänst, driftstopp)
Välj Excel om du använder befintliga mallar och arbetsprocesser byggda i Excel
Välj Google Sheets om ett distribuerat team i realtid ska redigera samma ark från olika platser dagligen
Välj Google Sheets om du behöver ett gratis alternativ för icke-känslig intern datainsamling
Välj Google Sheets om du vill integrera med Google Forms för enkel datafångst
Många företag använder båda: Excel för finansiell analys och känslig data, Google Sheets för enklare interna listor och dagliga uppdateringar. Det är en pragmatisk lösning — men kräver tydliga riktlinjer om vilken typ av data som får läggas i varje verktyg.
Frågor och svar
Frågor och svar
Kan man använda Excel och Google Sheets parallellt i samma organisation?
Ja, och det är vanligt. Definiera tydliga regler: känslig data i Excel, intern projektdata i Sheets. Problemet uppstår när gränserna är otydliga och anställda kopierar data mellan systemen utan att tänka på dataklassificering.
Är Excel online (i webbläsaren) lika bra som skrivbordsversionen?
Nej. Excel online har färre funktioner — saknar Power Query, Power Pivot, VBA och vissa avancerade diagram. För enkla uppgifter fungerar det, men komplexa modeller kräver skrivbordsversionen som ingår i Microsoft 365 Business Standard och uppåt.
Google Workspace marknadsför EU-datacenter — räcker det för GDPR?
Det är ett steg i rätt riktning, men EU-datacenter garanterar inte att all data alltid stannar inom EU. Googles teknikinfrastruktur innebär att supportpersonal utanför EU potentiellt kan ha åtkomst. Dataskyddsmyndigheten (IMY) rekommenderar företag att göra en konsekvensbedömning vid användning av amerikanska molntjänster för personuppgifter.
Är Excels formler kompatibla med Google Sheets?
De flesta grundläggande formler (SUMMA, OM, VLOOKUP, INDEX/MATCH) fungerar i båda. Excel-specifika funktioner som Power Query-transformationer, VBA-makron, dynamiska arrayformler med LAMBDA, och XLOOKUP saknar direkta motsvarigheter i Google Sheets och kräver omskrivning.
Artikeln ger allmän vägledning kring verktygsval och ersätter inte juridisk rådgivning om GDPR-efterlevnad. Kontakta ett dataskyddsombud för bedömning av din specifika situation.
Källor: Dataskyddsförordningen (GDPR, EU 2016/679) · Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se · Microsoft 365 produktöversikt, microsoft.com · Google Workspace funktionsjämförelse, workspace.google.com · European Data Protection Board (EDPB)
Klara för Excel? Börja med en färdig mall.
En professionell resursplandningsmall i Excel visar vad skrivbordsversionen klarar som Google Sheets inte kan — avancerade formler, Gantt-vy och automatiska beräkningar.