SAM-verktyg för småföretag: gratis, Excel eller SaaS?
För fyra år sedan jobbade jag med ett IT-konsultföretag i Linköping — nio anställda, alla längre erfarna, och SAM “sköttes” på ett Word-dokument som ingen uppdaterat sedan 2020. När Arbetsmiljöverket genomförde en inspektion frågade inspektören var deras riskbedömning för skärmarbete fanns. Ingen visste. Det var en obehäglig förmiddag.
Sedan dess får jag frågan minst varannan månad från småföretagare: “Vilket system ska vi använda för SAM?” Svaret är inte detsamma för alla. Det finns tre reella alternativ: gratis verktyg från myndigheten, Excel och betald SaaS. Jag jämför dem här, inklusive vad AFS 2023:1 faktiskt kräver — och vad som är overkill för ett litet bolag.
Vad AFS 2023:1 faktiskt kräver av småföretag
AFS 2023:1 gäller sedan den 1 januari 2025 och ersätter den gamla AFS 2001:1. Den viktigaste förändringen för småföretag: storleksgränsen för när vissa dokument måste vara skriftliga är nu tydligare.
Företag med färre än 10 anställda: Behöver inte ha en skriftlig arbetsmiljöpolicy. Behöver inte fördela arbetsmiljöuppgifter skriftligt. Men — riskbedömning och handlingsplan måste dokumenteras skriftligt. Det gäller även ett tvåpersoners företag.
Företag med 10 eller fler anställda: Skriftlig policy krävs. Skriftlig fördelning av uppgifter krävs. Allt det andra också.
Gratis verktyget på av.se/samverktyg låter dig gå igenom SAM steg för steg med interaktiva frågor och branschspecifika checklistor. Det är ett bra sätt att förstå kraven — men det går inte att spara en komplett dokumentation där. Du behöver ändå ett dokument eller system för den löpande dokumentationen.
Gratis alternativ — när det räcker
Arbetsmiljöverket och Prevent erbjuder kostnadsfria mallar i Word och PDF för riskbedömning, tillbudsrapport och handlingsplan. De är välformulerade och täcker lagets grundkrav.
Gratis mallar fungerar om du är en till tre anställda med låg riskprofil (kontorsarbete, konsulttjänster), om ägaren själv hanterar all SAM-dokumentation, och om du accepterar att administrera separata filer utan gemensam struktur.
De fungerar däremot dåligt när du behöver sälja ihop riskbedömning, tillbudslogg och uppgiftsfördelning i ett översiktligt system, när fler än en person ska bidra, eller när du vill kunna visa inspektören ett samlat dokument istället för tre separata Word-filer.
Excel för SAM — erfarenheter från småföretag
Av de ungefär trettiofem småföretag jag har rådgivit under åren använder drygt hälften Excel för SAM. De som gör det sitter generellt i spannet 5–25 anställda och värdesätter kontroll över struktur.
En välfungerande SAM-Excel består av tre flöden: riskbedömning (en rad per identifierad risk med sannolikhet, konsekvens och åtgärd), tillbudslogg (datum, beskrivning, åtgärd, ansvarig), och uppgiftsfördelning (vem har delegerats vilka SAM-uppgifter). AFS 2023:1 kräver att dessa finns — inte att de är i separata filer.
Fördel: 0 kr i extra kostnad, alltid åtkomlig offline, du äger datan, lätt att anpassa. Nackdel: Inga automatiska påminnelser, kräver att någon aktivt för in avvikelser och håller det uppdaterat. Versionskaos om flera delar filen via e-post.
Betald SAM-programvara: vad du får för pengarna
Svenska aktörer på marknaden inkluderar Prevent, Solvena och internationella verktyg som SafetyCulture. Priserna för ett företag med 5–20 anställda ligger typiskt på 200–800 kr per månad beroende på funktioner.
Det du får är automatiska påminnelser när riskbedömningar är överstågna, mobilanpassade formulär för tillbudsrapportering, revisionsspår som visar vem ändrade vad och när, samt översiktsraportering till ledningen.
SaaS lönar sig när du har 20+ anställda, högriskverksamhet (bygg, restaurang, vård), flera arbetsställen, eller när du aktivt vill undvika att SAM-dokumentation förfaller. För ett litet konsultbolag är det nästan alltid överflödigt.
Vilket alternativ passar ditt företag?
1–3 anställda, låg risk
Kontorsarbete, konsulter, enskild firma. Riskbilden är enkel.
Gratis mallar från av.se eller Prevent räcker.4–20 anställda
Flödet kräver struktur. Riskbedömning, tillbudslogg och uppgiftsfördelning behöver samlas.
Excel är optimalt — billigt, flexibelt, följsamt mot AFS 2023:1.20–50 anställda, mellannivå
Fler avvikelser, fler att delegera till. Excel börjar bli svårskött.
Utvärdera lågprisalternativ från SaaS-aktörer (200–400 kr/mnd).50+ anställda eller hög risk
Bygg, vård, restaurang, transport. Många lokasjoner.
SaaS är motiverat. Krav på spårbarhet överstiger Excel:s kapacitet.| Kriterium | Gratis | Excel | SaaS |
|---|---|---|---|
| Kostnad | 0 kr | 0–200 kr/mnd | 200–800 kr/mnd |
| Riskbedömning | Manuellt | Strukturerat | Automatiserat |
| Påminnelser | Nej | Nej | Ja |
| AFS 2023:1-kompatibel | Ja | Ja | Ja |
| Lämplig upp till | 3 ans. | 20–25 ans. | Obegränsat |
Vanliga frågor
Inte nödvändigtvis. Befintlig dokumentation som uppfyller kraven är fortfarande giltig. Det nya i AFS 2023:1 är främst tydligare språk och förtydliganden kring småföretagsstorlekens gräns. Gör en genomgång mot de uppdaterade kraven — har du riskbedömning, handlingsplan och rutiner för tillbud på plats är du långt framme.
Du kan anlita en konsult för att sätta upp systemet och genomföra riskbedömningar — det gör många småföretag. Men ansvaret för att SAM fungerar och är uppdaterat ligger alltid hos arbetsgivaren. Konsulten kan inte ta över det juridiska ansvaret.
Om du inte har några anställda alls är du inte arbetsgivare och AML kräver inte SAM. Men så snart du anlitar din första anställda — ens deltid eller tillfälligt — är du skyldig att bedriva SAM. Det är klokt att ha ett enkelt system redo innan du tar in personal.
Artikeln är generell information och inte juridisk rådgivning. Reglerna kan ändras; kontrollera alltid aktuell version av AFS 2023:1 på av.se och riksdagen.se innan du fattar beslut baserat på detta innehåll.
Källor: AFS 2023:1 (Systematiskt arbetsmiljöarbete) · Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1 · av.se/samverktyg · Prevent.se — gratis checklistor och mallar